“آژنگ نیوز”:درجهان پیچیده امروزپیام اصلی این است: یک توصیه ساده،اما مهم؛برای حل مسئله باید صورت مسئله را داشته باشیم!رضا کرم رضایی بازیگر قدیمی ایران در کتاب خاطراتش به نام “همه دوستان من”می نویسد:”من همیشه تجزیه و تحلیل و حل و تفاسیر اجتماعی را به حل مسائل ریاضی همانند کرده ام .برای حل یک مسئله ریاضی باید صورت مسئله را داشته باشیم.اما اگر صورت مسئله را نداشته باشیم طبیعی استکه نمی توانیم یک مسئله ساده ریاضی را هم حل کنیم.حتی اگر ریاضی دان بزرگی باشیم .در مسایل اجتماعی اقتصادی سیاسی و.. نیز همینطور است باید صورت مسئله را به شکل درست داشته باشیم تا بتوانیم تفسیرش کنیم. صورت مسئله در حوزه اجتکاعی اخبار و اطلاعات درست است. اگر در مورد یک موضوع اجتماعی سیاسی و اقتصادی اخبار و اطلاعات نادرست ناقص و یا ناکافی داشته باشیم نمیتوانیم آن را درست تفسیر کنیم .“
ما به عنوان انسان، طوری برنامهریزی شدهایم که از کنار مسئله عبور کنیم و مستقیماً به مرحله راهحل برویم. در مواقع اضطراری، این رفتار میتواند نجاتبخش باشد، مانند کنار رفتن از سر راه یک ماشین پرسرعت. اما هنگام برخورد با مسائل بلندمدت در محل کار، این میتواند منجر به تصمیمات بد یا راهحلهای نیمهکاره شود. اینجاست که صورت مسئله به کار میآید. آنها به ترسیم معنادار اهداف برای رسیدن به راهحلهای مؤثر کمک میکنند. دانستن چگونگی تدوین یک صورت مسئلهی عالی، ابزاری ارزشمند برای تقویت مهارتهای مدیریتی شماست. اما صورت مسئله دقیقاً چیست، چه زمانی باید از آن استفاده کنید و چگونه آن را بنویسید؟ در این مقاله، به این سؤالات پاسخ خواهیم داد و نکاتی را برای نوشتن صورت مسئلهی مؤثر به شما ارائه خواهیم داد. سپس آماده خواهید بود تا چالشهای بزرگ و کوچک بیشتری را بپذیرید. صورت مسئله چیست؟
صورت مسئله
صورت مسئله توضیحی کوتاه و واضح از یک مسئله یا چالش است که خلاصهای از آنچه میخواهید تغییر دهید را بیان میکند. این به شما، اعضای تیم و سایر ذینفعان کمک میکند تا بر روی مشکل، دلیل اهمیت آن و اینکه چه کسی را تحت تأثیر قرار میدهد، تمرکز کنید. یک صورت مسئلهی خوب باید آگاهی ایجاد کند و تفکر خلاق را تحریک کند. نباید یک راهحل را شناسایی کند یا به سمت یک استراتژی خاص گرایش ایجاد کند. صرف وقت برای کار بر روی شرح مسئله، راهی عالی برای جلوگیری از تمایل به عجله برای یافتن راهحلها است. این کار به حاکمیت کمک میکند تا مطمئن شود که روی مشکل درست تمرکز کرده و درک درستی از علل ریشهای دارد. این فرآیند همچنین میتواند به برنامه ریزان کمک کند تا رویکردی پیشگیرانهتر از رویکرد واکنشی برای حل مسئله داشته باشد.
بنابر این بهترین زمان برای ایجاد شرح مسئله قبل از شروع به فکر کردن به راهحلها است وباید به این جمله مشهور گوش سپرد که :«به جای اینکه فوراً به اقدام بپرید، دکمه مکث را فشار دهید و مشکل را به طور انتقادی تحلیل کنید.»
یا این جمله که «مشکلی که به خوبی بیان شده باشد، مشکلی است که نیمه حل شده است».این البته نقل قولی است که به طور گسترده به چارلز کترینگ، رئیس تحقیقات جنرال موتورز از سال ۱۹۲۰ تا ۱۹۴۷، نسبت داده میشود.
آلبرت انیشتین حتی پا را فراتر میگذارد و میگوید: «اگر یک ساعت برای نجات جهان وقت داشته باشم، ۵۵ دقیقه را صرف تعریف مشکل و ۵ دقیقه را صرف یافتن راهحل میکنم.»
اگرچه کمی دراماتیک است، اما پیام همچنان به همان اندازه مهم است. هنگام مواجهه با یک مشکل، واکنش غریزی ما معمولاً طوفان فکری برای یافتن راهحلها است. هیچ چیز عجیب و غریبی در آنجا وجود ندارد – برعکس، تصمیمگیرندگان و افرادی که اقدام میکنند، ویژگیهای رهبری را از خود نشان میدهند. با این حال، اگر مشکل را به طور کامل درک نکنیم، آیا میتوانیم با در نظر نگرفتن هر عامل مؤثر، اوضاع را بدتر کنیم؟
در اینجا یک مثال ساده وجود دارد. گروهی به رودخانهای میرسند و باید به آن طرف رودخانه بروند. آنها شروع به پیشنهاد راههایی برای عبور از رودخانه میکنند. آنها میتوانند در آب شنا کنند، قایق پیدا کنند، پل بسازند. اما بدیهی است که هر یک از این راهحلها به عوامل مختلفی بستگی دارد. به جای اینکه ابتدا به دنبال راهحلهای طوفان فکری باشند، باید سوالاتی بپرسند. چرا از رودخانه عبور میکنند؟ آیا چیزی حمل میکنند؟ عمق رودخانه چقدر است؟ عرض آن چقدر است؟ آیا همه آنها میتوانند شنا کنند؟ آیا قایق یا منابعی برای ساخت پل در دسترس است؟ این لیست ادامه دارد. اگر آنها شروع به حرکت در آب کنند و رودخانه خیلی عمیق یا جریان آب خیلی قوی باشد، باید برگردند یا خطر غرق شدن را به جان بخرند. اگر شروع به ساخت پل کنند و منابعشان تمام شود، وقت و انرژی خود را هدر دادهاند.
این سوالات ممکن است در این موقعیت ساده بدیهی به نظر برسند. با این حال، همانطور که میدانیم، اکثر مشکلات به هیچ وجه ساده نیستند، به خصوص وقتی که شامل ذینفعان مختلفی در بخشهای مختلف باشند. وقتی ما یک مشکل را به صورت ظاهری در نظر میگیریم و بدون در نظر گرفتن همه عوامل دخیل یا علت اصلی، راهحلهایی را برای آن ارائه میدهیم، احتمالاً راهحلها باعث اتلاف وقت و منابع میشوند یا حتی مشکلات بیشتری ایجاد میکنند.
بنابراین به جای اینکه فوراً به اقدام فوری بپردازیم، دکمه مکث را فشار داده و مشکل را به طور انتقادی تجزیه و تحلیل کنیم. درست مانند عبور از رودخانه، بایستید و سوالات مربوط به مشکل را تجزیه و تحلیل کنید. چرا فکر میکنم الان به یک ابزار نیاز دارم؟ با چند قرارداد سر و کار دارم و چقدر پیچیده هستند؟ بازه زمانی من برای اجرا چقدر است؟ آیا اعضای تیم من متخصص فناوری هستند که میتوانند وارد عمل شوند و در اجرا کمک کنند یا به زمان و منابع اضافی نیاز خواهم داشت؟
سپس تصمیم بگیرید که اطلاعات چگونه و توسط چه کسی جمعآوری شود (اغلب رویکرد تیمی بسیار قدرتمندتر از دیدگاه یک نفر است). منابع مناسب اطلاعات را شناسایی کنید. اطلاعات را جمعآوری کنید – استفاده از یک الگو به عنوان مبنایی برای بررسی عوامل و ثبت اطلاعات مفید است.
نویسنده:حسن محرابی
گروه گزارش